Overview
Adjoint; e de projets – Génie civil Jobs in Mirabel, Canada at DUROKING Construction
Position: Adjoint(e) de projets – Génie civil
Location: Mirabel
Mission du rôle
Relevant du chargé de projet ou du directeur de projets, l’adjoint(e) de projet agit comme pilier administratif et opérationnel des projets de construction.
La personne assure la coordination administrative des projets, le maintien de la conformité documentaire ainsi que le soutien aux équipes terrain et bureau afin de contribuer à la fluidité des opérations et au bon déroulement des travaux.
Le titulaire du poste agit comme point central de coordination entre les équipes de projets, les sous-traitants, les fournisseurs et les différents départements internes.
Responsabilités principales Ouverture et démarrage de projets
- Effectuer l’ouverture administrative des projets selon les procédures internes
- Créer et organiser les dossiers physiques et numériques des projets
- Assurer la mise en place des outils administratifs requis au démarrage
- Préparer et coordonner la documentation de démarrage des projets
- Effectuer les demandes d’accès et assurer la configuration des plateformes nécessaires aux équipes
- Assurer le suivi des listes de vérification de démarrage de projet
- Coordonner les documents requis avant le début des travaux
Soutien administratif à l’exécution des projets
- Assurer un soutien administratif quotidien aux équipes de projets et aux équipes chantier
- Rédiger, transmettre et assurer le suivi des communications professionnelles
- Produire divers documents administratifs reliés aux projets
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs, sous-traitants et partenaires
- Supporter les chargés de projets dans leurs suivis administratifs et opérationnels
- Agir comme lien entre les différents départements impliqués dans les projets
- Participer à l’organisation et au maintien de la documentation des projets
Gestion documentaire et conformité
- Obtenir, vérifier et maintenir à jour la documentation de conformité des sous-traitants et fournisseurs
- Assurer le classement et l’archivage des documents selon les standards internes
- Maintenir à jour les registres, suivis et livrables de projets
- Assurer le respect des procédures administratives internes
- Participer au maintien des exigences documentaires liées aux standards qualité et ISO
- Vérifier la conformité des documents administratifs avant transmission
Gestion administrative et outils de suivi
- Créer et maintenir différents tableaux de suivi administratifs
- Préparer, transmettre et assurer le suivi des bons de commande
- Maintenir à jour les bases de données administratives des projets
- Produire différents rapports et suivis administratifs
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des outils administratifs
- Assurer l’exactitude des informations administratives et des suivis
Coordination de la mobilisation de chantier
- Coordonner les besoins administratifs liés à la mobilisation et à la démobilisation des chantiers
- Assurer les suivis avec les fournisseurs de services requis aux projets
- Coordonner les installations et équipements nécessaires au démarrage des travaux
- Assurer les suivis liés notamment aux roulottes, toilettes chimiques, internet, télécommunications, Hydro-Québec et équipements de chantier
Gestion des demandes Info-Excavation
- Effectuer les demandes d’Info-Excavation pour les projets
- Assurer le suivi, les renouvellements et la conformité des demandes
- Maintenir à jour les informations requises pendant toute la durée des travaux
- Collaborer avec les équipes terrain afin d’assurer la conformité des demandes
Collaboration inter-départements
- Collaborer avec les différents bureaux et départements de l’entreprise
- Favoriser l’uniformité des pratiques administratives
- Participer au partage des bonnes pratiques administratives
- Offrir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe selon les besoins opérationnels
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs
Intégration et soutien aux employés
- Participer à l’intégration administrative des nouveaux employés
- Offrir un soutien pour l’utilisation des différentes plateformes administratives
- Assurer le transfert des informations et procédures internes
- Participer à la formation administrative des nouveaux membres de l’équipe
Amélioration continue et standardisation
- Participer à la création et à l’amélioration des outils administratifs
- Ma…
Title: Adjoint; e de projets – Génie civil
Company: DUROKING Construction
Location: Mirabel, Canada
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