Overview
Administrative Assistant (m/w/d) Jobs in Friedberg, Hesse, Germany at HELI Europe Headquarter GmbH
Title: Administrative Assistant (m/w/d)
Company: HELI Europe Headquarter GmbH
Location: Friedberg, Hesse, Germany
HELI ist einer der weltweit führenden Hersteller von Gabelstaplern . Mit jahrzehntelanger Erfahrung, innovativen Technologien und einem breiten Produktportfolio steht HELI für Qualität, Zuverlässigkeit und Effizienz. Um unseren internationalen Wachstumskurs fortzusetzen, haben wir unser neues europäisches Zentrum in Friedberg, Deutschland, gegründet. Dieses entwickelt sich stetig weiter und dient als zentrale Anlaufstelle für unsere europäischen Kunden und Partner. Hier bündeln wir Logistik, Kundenservice, VertriebProzesse – alles mit dem Ziel, unseren Kunden einen schnellen und professionellen Service zu bieten.Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir ab sofort motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die gemeinsam mit uns die Zukunft von HELI in Europa gestalten möchten.
Ihre Aufgaben:
Aufbau, Steuerung und Weiterentwicklung des gesamten administrativen Systems des Unternehmens
Kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Standardisierung
Kostenkontrolle & Ausgabenmanagement:
Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf
Abrechnung und Kontrolle von Bürokosten, enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
Planung und Verwaltung von Büroflächen sowie Mitarbeiterunterkünften
Organisation und Verwaltung von Firmenwohnungen inklusive Mietverträge, Möbeleinkauf und Einrichtung
Koordination und Verwaltung von Firmenfahrzeugen: Anschaffung, Wartung, Versicherung, HU-Termine
Dokumentenmanagement:
Verwaltung und Archivierung von Verträgen und Verwaltungsdokumenten
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inklusive Rechnungen, Mahnungen, Strafzetteln etc.
Verwaltung von Miet-, Dienstleistungs- und Lieferantenverträgen
Lieferantensuche, Vertragsabwicklung, Fristenüberwachung, Qualitätskontrolle und Feedback
Veranstaltungsorganisation:
Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Meetings, Händler-Events)
Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
Koordination von Catering, Technik, Raumplanung und Eventlogistik
Bürowartung & -sicherheit:
Sicherstellung eines sauberen, sicheren und funktionalen Arbeitsumfelds
Sprache:
Chinesisch: Muttersprachliches Niveau (oder gleichwertig)
German (Wünschenswert)
Englisch (Wünschenswert)
Arbeitszeiten & Standort:
Grüner Weg 14, 61169 Friedberg
Montag bis Freitag, 8-Stunden-Tag (40 Stunden/Woche)
Wir bieten:
Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Unternehmen
Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
Ein motiviertes und unterstützendes Team
Attraktive persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins!
Bewerbungen bitte an: [email protected]
