Overview
Administrative Assistant Remote Jobs in Colombia at Solvo Global
Title: Administrative Assistant Remote
Company: Solvo Global
Location: Colombia
📍 Colombia 100% Remoto
📍 Aplica desde:
Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Armenia o Ibagué
🕘 Lunes a Viernes | 8:00 AM – 5:00 PM (EST)
📈 Experiencia: 3–5 años
🗣️ Inglés: C1 (90%)
Buscamos un(a) Asistente Administrativo(a) altamente organizado(a) y proactivo(a), capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. Este rol es clave para garantizar la eficiencia operativa y brindar soporte directo a ejecutivos y equipos.
🔍 Responsabilidades Principales
🗂️ Operaciones Administrativas
- Gestionar las operaciones administrativas diarias de la oficina
- Mantener sistemas de archivo (digitales y físicos) organizados
- Preparar, editar y dar formato a documentos, reportes y presentaciones
- Dar seguimiento a tareas, pendientes y fechas clave
- Coordinar con proveedores y gestionar suministros
- Proponer mejoras en procesos administrativos
📅 Gestión de Agenda
- Administrar calendarios ejecutivos
- Coordinar reuniones internas y externas (múltiples zonas horarias)
- Resolver conflictos de agenda
- Preparar agendas y materiales de reuniones
- Enviar invitaciones, recordatorios y seguimientos
✈️ Viajes y Eventos
- Coordinar viajes corporativos (vuelos, hoteles, transporte)
- Preparar itinerarios detallados
- Gestionar cambios o imprevistos en viajes
- Organizar eventos, reuniones y conferencias
- Coordinar logística y comunicación con asistentes
📞 Comunicación y Relacionamiento
- Actuar como punto de contacto para ejecutivos
- Gestionar comunicaciones (correo, llamada, plataformas digitales)
- Redactar correos y comunicaciones profesionales
- Coordinar con clientes, proveedores y equipos internos
- Manejar información confidencial con discreción
📊 Reportes y Gestión de Datos
- Elaborar reportes, resúmenes y documentación
- Hacer seguimiento a indicadores, tareas y entregables
- Mantener registros actualizados de contactos y proyectos
- Apoyar documentación de procesos (SOPs)
- Realizar ingreso de datos y actualizaciones en sistemas
🤝 Soporte Ejecutivo y a Clientes
- Brindar soporte administrativo diario a ejecutivos
- Apoyar onboarding y coordinación con clientes
- Preparar materiales para reuniones y propuestas
- Anticipar necesidades y solucionar problemas de forma proactiva
💳 Soporte Financiero
- Preparar reportes de gastos (Zoho u otros sistemas)
- Gestionar recibos y conciliaciones
- Clasificar gastos y apoyar control presupuestario
🧰 Herramientas y Sistemas
- Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
- Plataformas de comunicación (Teams, Slack, Zoom)
- Google Drive, SharePoint, OneDrive
- CRM (Salesforce, Zoho u otros)
- Gestión de contratos y documentación
⚙️ Soporte General
- Manejar múltiples tareas en entornos dinámicos
- Adaptarse a cambios y nuevas prioridades
- Identificar ineficiencias y proponer soluciones
- Apoyar diferentes áreas según necesidad
- Gestionar tareas ad hoc y proyectos especiales
🎯 Perfil Ideal
✔️ 3–5 años de experiencia en roles administrativos o similares
✔️ Alta organización y atención al detalle
✔️ Excelentes habilidades de comunicación
✔️ Capacidad para trabajar de forma autónoma
✔️ Orientación a resultados y resolución de problemas
✔️ Manejo de múltiples herramientas digitales
🚀 ¿Por qué aplicar?
Formarás parte de un equipo dinámico donde tu rol será clave para garantizar eficiencia operativa y soporte estratégico a nivel ejecutivo.
