Overview
Assistant(e) Administratif(ve) d’Exploitation (H/F) Jobs in Porto, Portugal at Anonyme
Title: Assistant(e) Administratif(ve) d’Exploitation (H/F)
Company: Anonyme
Location: Porto, Portugal
Entreprise
Nous sommes un groupe spécialisé dans le facility management, intervenant auprès de clients exigeants sur des prestations multiservices (maintenance, propreté, sécurité, services généraux).
Dans le cadre de notre développement et afin d'optimiser l'efficacité de nos équipes terrain, nous créons un poste d'Assistant(e) Administratif(ve) d'Exploitation, externalisé au Portugal et bilingue Français.
Le contexte de la création de poste
Nos Responsables de Contrat sont au cœur de la relation client et de la performance opérationnelle sur site. Afin de leur permettre de se concentrer pleinement sur leur mission de terrain, nous souhaitons leur délester la charge administrative quotidienne. Vous serez leur bras droit à distance, un véritable pivot administratif pour plusieurs responsables simultanément.
Vos missions
Rattaché(e) à la Direction d'Exploitation, vous assurez le support administratif de plusieurs Responsables de Contrat :
Gestion des communications
- Réception, tri, traitement et réponse aux mails selon les consignes des responsables
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents internes
- Suivi et relance des correspondances en attente
Support administratif d'exploitation
- Préparation et mise à jour de tableaux de bord et reportings
- Gestion et archivage des documents contractuels et opérationnels
- Suivi des bons de commande, devis et éléments de facturation en lien avec les équipes concernées
- Planification et organisation des réunions, déplacements et agendas
Coordination et interface
- Lien entre les responsables de contrat, les clients et les équipes internes
- Traitement des demandes clients de premier niveau et orientation vers le bon interlocuteur
- Suivi des indicateurs de performance et tableaux de pilotage
Profil recherché
Formation & expérience
- Formation Bac+2 minimum en assistanat, gestion administrative ou équivalent
- Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire, idéalement dans le secteur des services, du BTP ou du facility management
Compétences techniques
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) indispensable
- À l'aise avec les outils collaboratifs et de gestion (Teams, SharePoint, outils GMAO appréciés)
- Appétence pour les nouveaux outils IA
- Excellente maîtrise du français écrit et oral (langue de travail principale)
Qualités personnelles
- Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités
- Autonomie et proactivité dans un environnement à distance
- Excellent relationnel et sens du service
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs simultanément
Ce que nous offrons
- Un poste stable en CDI au sein d'un groupe en croissance
- Une mission variée avec de réelles responsabilités
- Un environnement de travail à distance (télétravail) avec des outils modernes
- Une intégration accompagnée avec une période de formation à nos process
- Rémunération selon profil et expérience
