Overview
Assistente Admininstrativa Jobs in Maia, Porto, Portugal at Fresenius Medical Care
Title: Assistente Admininstrativa
Company: Fresenius Medical Care
Location: Maia, Porto, Portugal
Assistant of Administrative Services and Operations
Responsibilities:
Responsible for performing administrative and operational activities for the Technical Operations Cluster, ensuring the updating of databases, contract management, support in technical processes, communication with internal and external clients, as well as meet deadlines and assure quality standards established by our organization.
Main tasks:
Organize and carry out administrative and operational activities.
Monitor and update management systems for Technical Operations.
Prepare service proposals for maintenance and material quotations.
Control and register maintenance service contracts.
Track contract/quotation renewals and expirations.
Place material requests for the team.
Plan and oversee work routines.
Communicate with internal and external teams and clients.
Qualifications:
Higher education in Management (preferred).
Previous Experience In Operations-related Areas (preferred).
Advanced knowledge of Excel.
Knowledge of administrative tools and ERP/CRM systems
Proficiency in Spanish, French, and English.
Immediate availability.
Skills:
Organization, proactivity, collaborative.
Strong oral and written communication
Ability to manage multiple tasks and work under pressure
Assistente Administrativa de Serviços e Operações
Responsável por executar as atividades administrativas e operacionais do Cluster das Operações Técnicas, garantindo a atualização das bases de dados, a gestão de contratos, o suporte nos processos técnicos, o contacto com clientes internos e externos, bem como o cumprimento dos prazos e padrões de qualidade estabelecidos pela nossa organização
Principais tarefas:
Organizar e desenvolver atividades de carácter administrativas e operacionais
Monitorizar e atualizar os sistemas de gestão das Operações Técnicas
Elaborar propostas de prestação de serviços de manutenção e cotações de materiais
Realizar o controlo e registo dos contratos de prestação de serviços de manutenção
Acompanhar as renovações e vencimentos de contratos/cotações
Colocar pedidos de materiais da equipa
Planear e acompanhar as rotinas de trabalho
Comunicar com equipas e clientes internos e externos
Habilitações:
Ensino Superior na área da Gestão (preferencial)
Experiência anterior em áreas de operações (preferencial)
Conhecimento avançado de Excel
Conhecimentos em ferramentas administrativas e sistemas ERP/CRM
Conhecimento de lÃnguas Espanhol, Francês, Inglês
Disponibilidade imediata
Competências:
Organização, proatividade, colaboração
Boa comunicação oral e escrita
Capacidade de gerir múltiplas tarefas e lidar com a pressão
