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Assistente administrativo de escritório Jobs in Lisbon, Lisbon, Portugal at Kiala Group
Title: Assistente administrativo de escritório
Company: Kiala Group
Location: Lisbon, Lisbon, Portugal
Objetivo da função
A Assistente Administrativa será responsável por apoiar as operações administrativas da empresa de construção civil, garantindo que os processos internos fluam de maneira eficiente, organizada e conforme as exigências legais e regulatórias do setor.
Requisitos e Qualificações
Formação acadêmica
Ensino Médio Completo (preferencialmente Técnico ou Superior em Administração, Secretariado ou áreas afins).
Experiência
Experiência prévia em funções administrativas, preferencialmente em empresas do setor de construção civil ou áreas correlatas.
Conhecimentos específicos
– Noções de rotinas administrativas (organização de documentos, controle de agenda, arquivo, atendimento a clientes e fornecedores).
– Conhecimento básico em legislação trabalhista e fiscal (desejável).
– Classificação e contabilização de documentos de bancos; fornecedores; clientes;
– Análise e reconciliações bancárias; acompanhamento semanal dos movimentos bancários;
– Análise conta correntes de terceiros;
– Apoiar a Direção Financeira na elaboração e analise aos relatórios de reporting;
– Familiaridade com softwares de gestão e pacotes de escritório (Excel, Word, etc.).
Habilidades e Competências
– Excelente organização e atenção a detalhes.
– Capacidade de trabalhar com prazos e sob pressão.
– Boa comunicação verbal e escrita.
– Facilidade em lidar com números e controle de planilhas.
– Capacidade de lidar com informações confidenciais.
– Proatividade e iniciativa para resolver problemas.
– Facilidade de relacionamento interpessoal e trabalho em equipe.
Principais Responsabilidades
– Organizar e controlar documentos administrativos e operacionais da obra (contratos, notas fiscais, recibos, ordens de serviço).
– Apoiar o setor financeiro no controle de contas a pagar e a receber.
– Auxiliar no controle de estoque e na aquisição de materiais para a obra.
– Efetuar o controle de ponto dos colaboradores e apoio no processo de admissão e demissão.
– Realizar o atendimento telefônico e a recepção de clientes e fornecedores.
– Coordenar a agenda de compromissos dos gestores e equipe da obra.
– Realizar o acompanhamento de processos de licitação e contratos administrativos.
– Apoiar a equipe de Recursos Humanos nas demandas diárias relacionadas a folha de pagamento, benefícios e registros de funcionários.
Perfil Pessoal
– Capacidade de trabalhar de forma independente e com supervisão mínima.
– Boa gestão de tempo e habilidades de priorização.
– Disposição para aprender e se adaptar a novos processos e tecnologias.
*Local de Trabalho*:
Lumiar, Lisboa
