Overview
Assistente Administrativo – Diretoria Jobs in São Paulo, São Paulo, Brazil at Aena Brasil
Title: Assistente Administrativo – Diretoria
Company: Aena Brasil
Location: São Paulo, São Paulo, Brazil
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Se você se encaixa nesse perfil, vem construir o futuro com a gente.
Missão Do Cargo
Responsável pelo suporte a Diretoria Comercial, alinhando toda a agenda de compromissos, efetuando o acompanhamento de aprovações de sistemas em geral, o acompanhamento de despesas, alinhamento da comunicação interna e externa visando garantir todos os fluxos de aprovação, reuniões e comunicações para facilitar os processos de trabalho da área e contribuir para uma gestão eficiente.
Atividades
Acompanhar e controlar a demanda de atendimentos telefônicos, correspondências e e-mails recebidos, notificando a supervisão e seus pares, com o objetivo de assegurar fluxo e desempenho adequados.
Apoiar o atendimento de todas as áreas clientes providenciando salas de reuniões e pequenos eventos, controlando a movimentação de malotes internos e externos, recepcionando clientes internos e externos e contribuindo na elaboração e revisão de materiais, apresentações e documentos.
Organizar e arquivar dados, informações e documentos conforme orientações do Superior Imediato, utilizando sistemas específicos, conferindo documentações, entre outros.
Conferir a emissão da fatura referente aos serviços contratados pela área, classificando as despesas realizadas e os prestadores de serviço, analisando lançamentos com as solicitações realizadas no período, ajustando centro de custos, naturezas e valores.
Zelar pelo cumprimento das políticas da organização e procedimentos da área, mediante atendimento às práticas e processos estabelecidos.
Contribuir coma disponibilidade e funcionalidade dos equipamentos e do ambiente de trabalho por meio da identificação de irregularidades e solicitação de manutenção e reparos quando necessário
Suportar a organização da equipe mediante controle e planejamento das agendas, compromissos e eventos, realizando reservas, contatando fornecedores e administrando as solicitações;
Apoiar atividades da área mediante elaboração, controle e acompanhamento das comunicações e correspondências expedidas e recebidas, internas e externas, zelando por sua qualidade e confidencialidade, bem como elaboração, tradução e revisão de materiais e documentos.
Controlar despesas dos executivos e da área por meio de recebimento, prestação, planejamento e controle.
Fazer a gestão das viagens da diretoria, realizando e acompanhando as solicitações com a empresa de viagens vigente, solucionando possíveis problemas e controlando orçamento.
Realizar o lançamento das notas fiscais das despesas do setor nos sistemas internos, garantindo o pagamento nos prazos estabelecidos.
Requisitos
Ensino superior completo em Administração, Secretariado ou áreas relacionadas
Pacote office intermediario
Conhecimento em rotinas administrativas
Desejável espanhol intermediário
Regime De Contratação
CLT
Departamento
Corporativo São Paulo
