Overview
Business Administrator Jobs in Ho Chi Minh City, Vietnam at MindBrand Ltd
Title: Business Administrator
Company: MindBrand Ltd
Location: Ho Chi Minh City, Vietnam
Mô tả công ty: MindBrand là đối tác truyền thông y khoa, chuyên tổ chức các hoạt động truyền thông dành cho ngành dược phẩm và chăm sóc sức khỏe.
Với sự am hiểu ngành y tế và quy trình triển khai tuân thủ, chúng tôi đồng hành cùng khách hàng từ chiến lược đến thực thi, mang lại các giải pháp sáng tạo, hiệu quả và có giá trị thực tiễn.
TUYỂN DỤNG
Vị trí: Business Admin
Quản lý trực tiếp: Project Manager
Địa điểm làm việc: Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Quản lý hợp đồng, hồ sơ và giấy tờ hành chính
- Chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các tài liệu liên quan.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để theo dõi tình trạng ký kết hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
- Đảm bảo hồ sơ hợp đồng được lưu trữ đầy đủ, đúng phiên bản và dễ tra cứu khi cần.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ trước, trong và sau mỗi dự án/sự kiện.
2. Quản lý hóa đơn – chứng từ và hồ sơ thu – chi
- Theo dõi, tổng hợp và lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra hàng tháng.
- Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ thanh toán: hợp đồng, báo giá, nghiệm thu, hóa đơn, phiếu thu/chi, ủy nhiệm chi hoặc xác nhận chuyển khoản.
- Phối hợp với kế toán dịch vụ/đại lý thuế để cung cấp chứng từ và hồ sơ cần thiết.
- Theo dõi các khoản thu – chi hành chính và hỗ trợ đối chiếu chứng từ khi có yêu cầu từ quản lý.
3. Làm việc với team dự án
- Theo dõi hồ sơ thanh toán vendor, đảm bảo chứng từ đầy đủ trước khi trình duyệt.
- Hỗ trợ so sánh báo giá, tổng hợp thông tin vendor và cập nhật danh sách nhà cung cấp.
- Phối hợp với team dự án để kiểm tra, nghiệm thu và hoàn tất hồ sơ sau khi dịch vụ hoàn thành.
4. Làm việc với đại lý thuế/kế toán dịch vụ
- Chuẩn bị và bàn giao hồ sơ, chứng từ định kỳ cho đơn vị kế toán/đại lý thuế bên ngoài.
- Theo dõi các yêu cầu bổ sung chứng từ, hóa đơn hoặc hồ sơ từ đại lý thuế.
- Hỗ trợ tổng hợp thông tin liên quan đến VAT, TNCN, TNDN và các nghĩa vụ thuế cơ bản theo hướng dẫn của đại lý thuế.
- Lưu trữ các báo cáo, tờ khai, thông báo và chứng từ liên quan đến thuế.
5. Vận hành văn phòng và hành chính nội bộ
- Quản lý hoạt động vận hành văn phòng hằng ngày.
- Các công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận
YÊU CẦU ỨNG VIÊN
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học
- Kỹ năng tổ chức, theo dõi tiến độ và xử lý vấn đề tốt
- Chủ động, chịu được áp lực deadline
- Sẵn sàng đi công tác và hỗ trợ ngoài giờ khi có sự kiện
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
- Thời gian: Thứ 2 – Thứ 7, 9h – 18h (Thứ 7 Work From Home)
- Nghỉ phép: 12 ngày/năm
- Bảo hiểm: BHXH theo quy định Nhà nước
- Lương thưởng: Thỏa thuận theo năng lực
LIÊN HỆ:
- Công ty TNHH MindBrand, 85 Nguyễn Sơn, Phú Thạnh, TPHCM
- Email: [email protected]
- Hotline: 0938 379 229
