Overview
CDI – Assistant.e de Direction junior H/F Jobs in Paris, Île-de-France, France at AMI PARIS
Title: CDI – Assistant.e de Direction junior H/F
Company: AMI PARIS
Location: Paris, Île-de-France, France
Job Description
L’Assistant de Direction junior apporte un soutien essentiel à l’Assistant de Direction du CEO et de la Chief Sales Officer, en contribuant à la gestion administrative, organisationnelle et logistique des activités de ces deux dirigeants. Il/elle intervient pour optimiser la gestion de leur emploi du temps, faciliter les échanges d’informations et assurer un suivi efficace des tâches et des projets en cours.
Responsabilités
Organisation et planification des activités :
Aide à la gestion des agendas des CEO et Chief Sales Officer : planification des réunions, rendez-vous, déplacements
Préparation des réunions et des conférences : réservation des salles, préparation des supports, prise en charge des participants
Suivi des demandes et priorités liées aux activités des CEO et Chief Sales Officer
Communication interne et externe :
Accueil téléphonique et physique des visiteurs du CEO et du Chief Sales Officer
Coordination avec les différents départements internes (ressources humaines, finances, etc.) et partenaires externes
Préparation de présentations et rapports pour les réunions stratégiques, en soutien à l’Assistant de Direction
Soutien à la gestion administrative :
Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes rendus, etc.) à la demande de l’Assistant de Direction du CEO et du Chief Sales Officer
Gestion et suivi de la correspondance (courriels, appels téléphoniques, courriers) en coordination avec l’Assistant de Direction
Classement et archivage des documents liés aux activités du CEO et du Chief Sales Officer
Soutien à La Gestion Des Ressources
Suivi des fournitures de bureau et gestion des commandes de matériel en lien avec les besoins du CEO et du Chief Sales Officer
Aide à la gestion des budgets et des dépenses administratives liées aux activités des deux dirigeants
Gestion des notes de frais :
Collecte, vérification et traitement des notes de frais des CEO et Chief Sales Officer
Suivi des remboursements et gestion des justificatifs nécessaires
Assistance sur les projets spécifiques :
Aide à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décisions stratégiques
Suivi des projets et des actions en cours pour garantir le respect des délais et des priorités
Aide à la préparation du showroom : coordination des actions logistiques, préparation des éléments visuels, gestion des plannings et suivi des ressources pour le bon déroulement de l’événement
Job Requirements
Vous êtes diplômé.e d’une formation Bac +2/3 en gestion, administration, ou tout domaine similaire.
Vous faites état d’une expérience de minimum 3 ans à un poste similaire auprès d’une Direction Générale et/ou d’une Direction Commerciale, idéalement dans l’univers du luxe ou de la mode.
Compétences Requises
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion de projets.
Excellentes compétences en communication, à l’écrit comme à l’oral, en français et en anglais. La maîtrise d’une troisième langue (italien, mandarin, espagnol) serait un plus.
Qualités Recherchées
Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Bonne communication orale et écrite
Discrétion, rigueur et sens du service
Esprit d’équipe
Autonomie et proactivité
Sens de l’initiative
Capacité à travailler en étroite collaboration avec plusieurs parties prenantes
Conformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
