Overview
Executive Secretary Jobs in Riyadh, Saudi Arabia at Awqaf Abdullah bin Abdulaziz Al-Rajhi Holding Company
Title: Executive Secretary
Company: Awqaf Abdullah bin Abdulaziz Al-Rajhi Holding Company
Location: Riyadh, Saudi Arabia
المهام والمسئوليات:
إعداد جدول الأعمال اليومي للرئيس التنفيذي والمساعدة في تنظيم المواعيد واجتماعات الرئيس التنفيذي وتدوين محاضر الاجتماعات وأرشفتها
التنسيق وحضور الاجتماعات وإرسال الدعوات والمتابعة مع المدعوين والقيام باستقبالهم وضيافتهم
الإشراف على أعمال مكتب الرئيس التنفيذي والمرافق التابعة له وتوفير كل ما يحتاج إليه المكتب من خدمات واحتياجات بالتنسيق مع الجهات المعنية
استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب والتعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة
ارشفة جميع ايميلات الرئيس الداخلية والخارجية والتعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
إعداد تقارير سير العمل والمتابعة مع الشركات / والإدارات المعنية في إنجاز المهام والأعمال الموكلة إليهم من قبل الرئيس التنفيذي
القيام بجميع الأعمال والمهام التي توكل إليه من قبل الرئيس التنفيذي ضمن اختصاصه
المتطلبات:
بكالوريوس إدارة الأعمال أو تخصص ذات صلة.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أعمال السكرتارية التنفيذية.
القدرات:
القدرة على صياغة وإعداد وتعديل المراسلات الداخلية والخارجية وإعداد التقارير والمذكرات الإدارية والفنية وكتابة محاضر الاجتماعات
القدرة على ترتيب الأوليات وتحمل ضغوط العمل
القدرة على التواصل شفهياً وكتابياً لنقل المعلومات بشكل جيد
امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز.
القدرة على التفاوض والاقناع.
المهارات:
مهارات استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس
السرعة بالطباعة عربي وانجليزي
إجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة
المعارف:
معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في مجال الأوقاف .
السكرتارية
