Overview
Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility Jobs in Casale Monferrato, Piedmont, Italy at Adecco
Title: Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility
Company: Adecco
Location: Casale Monferrato, Piedmont, Italy
Adecco Italia S.p.A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility
Area di appartenenza: Area Amministrativa
Riporto gerarchico: Direzione Amministrativa
Scopo della posizione
Garantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.
Principali responsabilità
- Amministrazione, Segreteria e supporto organizzativo
- Supporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza.
- Organizzare appuntamenti, riunioni.
- Predisporre verbali, report e presentazioni.
- Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale.
- Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.
Gestione affari generali
- Coordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi).
- Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze.
- Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di servizi
Facility Management
- Coordinare interventi manutentivi degli spazi comuni.
- Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori.
- Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie.
- Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.
Area Risorse Umane
- Monitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.).
- Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti.
- Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.).
- Collaborazione con APL per contratti
- Supporto a Sicurezza e Ambiente
- Gestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni.
- Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie.
- Supportare audit interni ed esterni.
- Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.
Attività operative
- Gestione posta e corrieri, supporto reception.
- Inserimento richieste manutentive.
- Supporto organizzativo agli uffici.
- Verifica stato avanzamento interventi manutentivi.
- Aggiornamento scadenziari.
- Verifica fatture fornitori servizi generali.
- Reportistica costi servizi e manutenzioni.
- Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.
Competenze tecniche richieste
- Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
- Utilizzo di gestionali aziendali ERP.
- Conoscenza della gestione documentale.
- Capacità di gestione fornitori e servizi generali.
- Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro.
- Capacità di gestione scadenze e archivi.
Competenze trasversali
- Precisione e affidabilità.
- Riservatezza.
- Capacità organizzativa.
- Problem solving.
- Flessibilità operativa.
- Orientamento al servizio.
- Capacità relazionali.
Autonomia e responsabilità
La figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.
Il Quinto Livello (5° Livello) del CCNL Ortofrutticoli e Agrumari
€ 1.653,71 lordi al mese
Si offre assunzione diretta in azienda.
Tempo indeterminato.
