Overview
Integrated Management System Staff Jobs in Central Jakarta, Jakarta, Indonesia at Graha Trans
Title: Integrated Management System Staff
Company: Graha Trans
Location: Central Jakarta, Jakarta, Indonesia
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1 Teknik Industri, Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun pada posisi Integrated Management System (IMS), ISO Management, Business Process, Quality Assurance, atau posisi sejenis.
- Memahami implementasi Sistem Manajemen ISO (ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, atau standar lain yang relevan).
- Memahami penyusunan dan pengelolaan SOP, Work Instruction, Policy, Business Process Mapping, Flowchart, dan Document Control.
- Memiliki kemampuan analisis proses bisnis serta problem solving yang baik.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, presentasi, dan dokumentasi yang baik.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.
Job Description
A. Business Process Management
- Melakukan identifikasi, analisis, serta pemetaan proses bisnis di seluruh fungsi perusahaan.
- Menyusun dan memperbarui Business Process Flow serta alur kerja setiap departemen.
- Melakukan evaluasi terhadap proses bisnis untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
- Berkoordinasi dengan seluruh departemen dalam penyusunan maupun penyempurnaan proses kerja.
- Melakukan sosialisasi dan distribusi SOP kepada seluruh unit kerja terkait.
B. SOP & Document Development
- Menyusun, mengembangkan, dan memperbarui Standard Operating Procedure (SOP) sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
- Menyusun serta mengelola Policy, Procedure, Work Instruction, Form, dan dokumen pendukung lainnya.
- Memastikan seluruh dokumen telah sesuai dengan regulasi, kebijakan perusahaan, serta standar sistem manajemen yang berlaku.
- Mengelola proses perubahan dokumen (Document Change Management) secara terkontrol.
- Menyusun dan memelihara Master List Document sebagai acuan pengendalian dokumen perusahaan.
C. ISO Management System
- Mengelola implementasi Integrated Management System (IMS) sesuai standar ISO yang diterapkan perusahaan.
- Menyusun, memperbarui, dan mengendalikan seluruh dokumentasi sistem manajemen.
- Memastikan seluruh persyaratan standar ISO diterapkan secara konsisten oleh setiap departemen.
- Mengoordinasikan persiapan audit internal maupun audit eksternal.
- Menjadi penghubung antara perusahaan dengan lembaga sertifikasi.
- Menyusun program implementasi dan pengembangan sistem manajemen tahunan.
- Melakukan monitoring terhadap pencapaian sasaran mutu dan Key Performance Indicator (KPI) terkait sistem manajemen.
- Mengelola Corrective Action, Preventive Action, serta proses Non-Conformity hingga dinyatakan selesai.
- Memastikan seluruh temuan audit ditindaklanjuti secara tepat waktu dan efektif.
D. Document Control
- Mengelola seluruh dokumen perusahaan agar terdokumentasi secara sistematis, akurat, dan terkendali.
- Mengatur sistem penomoran, revisi, distribusi, serta penyimpanan dokumen.
- Memastikan hanya dokumen dengan versi terbaru yang digunakan oleh seluruh pengguna.
- Mengelola arsip dokumen aktif maupun dokumen yang telah dinyatakan tidak berlaku.
- Menjaga keamanan serta kerahasiaan seluruh dokumen perusahaan.
E. Continuous Improvement
- Mengidentifikasi peluang peningkatan proses kerja secara berkelanjutan (Continuous Improvement).
- Mendorong implementasi budaya perbaikan berkelanjutan di seluruh departemen.
- Berpartisipasi dalam proyek peningkatan kualitas, produktivitas, dan efektivitas operasional.
- Melakukan analisis akar penyebab (Root Cause Analysis) serta memberikan rekomendasi tindakan perbaikan.
F. Coordination & Reporting
- Berkoordinasi dengan seluruh Head Department dalam penyusunan SOP, proses bisnis, dan implementasi sistem manajemen.
- Memberikan konsultasi dan pendampingan terkait penerapan SOP, Business Process, serta standar ISO.
- Menjadi fasilitator dalam pelatihan, workshop, maupun sosialisasi terkait sistem manajemen perusahaan.
- Menyusun laporan perkembangan implementasi IMS, hasil audit, serta program perbaikan secara berkala kepada atasan.
