Overview
Junior Office & Process Administrator Jobs in Gdynia, Pomorskie, Poland at ITFS
Title: Junior Office & Process Administrator
Company: ITFS
Location: Gdynia, Pomorskie, Poland
Lokalizacja: Hybrydowo – 3 dni z biura (Gdynia, Al. Zwycięstwa), 2 dni zdalnie
Forma zatrudnienia: UoP / UZ (status studenta mile widziany)
Wynagrodzenie: 4810-5300 PLN/msc brutto (w zależności od doświadczenia)
Start: ASAP (akceptujemy do 1 miesiąca wypowiedzenia)
Dołącz do zespołu ITFS!
Szukamy osoby, która będzie operacyjnym wsparciem naszego biura i pomoże nam w sprawnym prowadzeniu codziennych działań. Na stanowisku Junior Office & Process Administrator połączysz zadania administracyjne z pracą przy narzędziach biznesowych, wspierając organizację pracy zespołów i dbając o ich komfort.
Jeśli lubisz różnorodne zadania i chcesz mieć realny wpływ na to, jak działa firma – to może być rola dla Ciebie.
Zakres Obowiązków
- Prowadzenie dokumentacji biurowej: ewidencja faktur, przygotowywanie i archiwizacja dokumentów.
- Dbanie o codzienne funkcjonowanie biura: organizacja przestrzeni pracy oraz wsparcie pracowników w bieżących sprawach.
- Zarządzanie zaopatrzeniem: zamawianie materiałów biurowych i kontrola stanów magazynowych.
- Koordynacja sprzętu biurowego: inwentaryzacja, monitorowanie stanu, zgłaszanie usterek i współpraca z dostawcami usług technicznych.
- Organizacja wyjazdów służbowych i inicjatyw firmowych: planowanie podróży służbowych (rezerwacje, bilety, hotele) oraz koordynacja wydarzeń wewnętrznych (np. integracje, szkolenia).
- Wsparcie procesów onboardingowych i offboardingowych: przygotowywanie stanowisk pracy dla nowych pracowników, wsparcie w rozpoczęciu i zakończeniu współpracy, przekazywanie sprzętu i dokumentacji.
- Pomoc operacyjna działów wewnętrznych: aktywne wsparcie zespołów w zakresie bieżących potrzeb projektowych i administracyjnych.
- Wsparcie w administracji procesów biznesowych: dbanie o sprawne funkcjonowanie systemów i narzędzi cyfrowych.
Poszukiwane Kompetencje
- Umiejętność organizacji pracy własnej: potrafisz planować swój dzień i efektywnie działać przy wielu zadaniach jednocześnie.
- Priorytetyzacja zadań: rozróżniasz zadania "pilne" od "ważnych" i dobrze odnajdujesz się w zmiennym środowisku pracy.
- Proaktywność i elastyczność: szybko reagujesz na zmiany i chętnie podejmujesz się nowych zadań.
- Samodzielność wyszukiwania informacji: potrafisz znaleźć rozwiązania i sprawnie pracować z dużą ilością informacji.
- Zorientowanie na szczegóły i dokładność: zwracasz uwagę na detale, szczególnie w pracy z dokumentami i danymi.
- Kompetencje interpersonalne: łatwo nawiązujesz relacje i sprawnie komunikujesz się z zespołem oraz dostawcami.
- Dobra znajomość pakietu MS Office/Google Workspace oraz swoboda technologiczna: swobodnie pracujesz w dokumentach i arkuszach oraz szybko uczysz się nowych narzędzi.
- Komunikatywna znajomość języka angielskiego: posługujesz się językiem angielskim przynajmniej na poziomie B1.
Mile Widziane
- Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku administracyjnym.
- Status studenta.
Oferujemy
- Praca hybrydowa 3/2: nasze biuro znajduje się w dobrze skomunikowanym centrum miasta.
- Narzędzia pracy: każdemu pracownikowi zapewniamy laptop i telefon służbowy.
- Dostęp do benefitów: m.in. Karta MultiSport, prywatna opieka medyczna (Enel-Med), budżet szkoleniowy na rozwój kompetencji, integracje zespołowe.
- Atmosfera ITFS: mówimy sobie po imieniu, wspieramy się nawzajem i świętujemy sukcesy podczas firmowych wydarzeń.
