Overview
Office Manager:in in Münchener Startup (m/w/d) Jobs in Munich, Bavaria, Germany at filu
Title: Office Manager:in in Münchener Startup (m/w/d)
Company: filu
Location: Munich, Bavaria, Germany
Art der Stelle
- Minijob (befristet auf 1 Jahr) oder Teilzeit (unbefristet), 10–20 Stunden/Woche
- Startdatum: ab 15.07.2026
- Primär vor Ort im Office München (Maria-Theresia-Straße 6); Homeoffice nur nach Absprache
Wir denken Tierarztpraxis neu
filu revolutioniert die Tiermedizin: Wir sind ein wachsendes Netzwerk mit Praxen in ganz Deutschland und dem Ziel: moderne, qualitativ hochwertige Tiermedizin in einem positiven Arbeitsumfeld, das Entwicklung, Mitgestaltung, Wertschätzung und Teamspirit in den Mittelpunkt stellt. Unsere Vision steht für zufriedene Tiermediziner:innen und damit auch für glückliche Halter:innen mit gesunden Tieren.
Dein persönlicher Verantwortungsbereich
Du hältst der filu-Holding den Rücken frei. Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Team in der Zentrale reibungslos arbeiten kann – von der Büroorganisation bis zur Koordination mit externen Dienstleistern. Du bist die Person, die Dinge einfach regelt.
Büro & Administration – Du sorgst dafür, dass der Laden läuft.
- Büroorganisation und -ausstattung: Supplies, Geräte, Dienstleister
- Post- und Paketmanagement
- Ablage, Dokumentenmanagement und Archivierung
- Verwaltung von Verträgen mit Bürodienstleistern (Reinigung, Vermieter, IT-Hardware)
Team-Support Filu GmbH – Du machst das Leben aller ein bisschen einfacher.
- Unterstützung und Koordination beim Onboarding neuer Mitarbeitender in der Filu GmbH (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment)
- Reisebuchungen und Terminkoordination
- Raummanagement und Vorbereitung von Meetings und Team-Events
- Lieferanten- und Dienstleistermanagement
Skalierungsrelevant – Du denkst über heute hinaus.
- Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Admin-Aufgaben aufbauen, dokumentieren und nachhalten
- Unterstützung bei Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten, u.a. mit KI-Tools
Das macht dich zum filuneer
Fachliche Kompetenzen
- Google Workspace sicher im Griff – v.a. Sheets, Docs und Calendar
- Erfahrung mit digitalen Tools wie Slack, Teams oder Notion ist ein Plus
- Grundverständnis rechtlicher und behördlicher Meldungen und Prozesse
- Allgemeines Verständnis von Verträgen und vertraglichen Zusammenhängen
Persönliche Kompetenzen
- Organisationstalent, hohe Eigenorganisation und Proaktivität – du hast immer alles im Blick, priorisierst selbstständig und hältst deine Themen und Schnittstellen up-to-date
- Diskretion und Vertraulichkeit – sensible Informationen sind bei dir absolut safe
- Struktur und Auge fürs Detail – Präzision und eine saubere Arbeitsweise liegen dir im Blut
- Hands-on-Mentalität – du hast Lust auf ein dynamisches Start-up-Umfeld mit vielen parallelen und wechselnden Themen
Soziale Kompetenzen
- Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen – intern wie extern
- Serviceorientierung ohne Unterwürfigkeit – du hilfst gern, ziehst aber auch klare Grenzen, wenn nötig
- Teamplayer in einem schnell wachsenden Umfeld – du kommst gut mit Veränderung klar und unterstützt gern abteilungsübergreifend
Sprachen: Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1
Warum filu?
MEHR ALS STANDARD-BENEFITS Wir bieten dir eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, die deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellen.
SEI TEIL UNSERER HERDE
- Ein engmaschiges, strukturiertes Onboarding.
- Regelmäßiges Feedback und ein kollegiales Team, das dir den Rücken stärkt und in dem du Fehler als Lernchancen nutzen darfst.
- Enger Austausch mit einem interdisziplinären Team aus verschiedenen Bereichen.
NIMM EINFLUSS
- Bringe deine Erfahrungen ein, um uns kontinuierlich zu verbessern.
- Entwickle dich bei uns schrittweise weiter und übernimm Verantwortung.
GENIESSE WERTSCHÄTZUNG
- 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte.
- Zusätzliche Benefits wie ein Budget für dein mentales und körperliches Wohlbefinden, Zuschüsse für Mobilität oder Fitness sowie regelmäßige Team-Events.
Bewerbungsprozess
- Schicke uns deine Bewerbung – dein CV genügt uns für den ersten Eindruck! Wir melden uns sobald wie möglich per E-Mail oder Telefon.
- Erstes Kennenlernen | Kurzvorstellung & Culture Fit | 30 Min. Video Call
- Persönliches Kennenlernen vor Ort | Büroführung | Aufgaben, Erwartungen & gegenseitiges Kennenlernen | mit Lena Sauerwein
Über uns
filu ist Vorreiter für intelligente Veterinärmedizin in Deutschland – wir gestalten die Tierarztpraxis auf eine innovative, personalisierte und bequeme Art, um so eine bessere Erfahrung für Haustiere, Tierhalter:innen und Tiermediziner:innen (m/w/d) zu schaffen.
