Overview
Secrétaire administrative – Direction du Cégep à distance, à la formation continue et du service aux entreprises EDAGO Jobs in Montréal – Quebec – Canada at Collège de Rosemont
Description :
La Direction du Cégep à distance, Formation continue et service aux entreprises EDAGO (Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire) a pour mandat de développer et de diffuser une offre de formation à distance accessible aux étudiants admissibles.
Le ou la Secrétaire administrative exécute et assume au quotidien, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder le Directeur adjoint du Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire.
Plus spécifiquement :
Assurer le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement;
Réaliser les travaux de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
• Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du service
• Assurer la gestion des agendas de la registraire et du directeur adjoint du SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de service
• Rédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunions
• Veiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus)
• Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service et assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOS
• Effectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distance
• Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service
• Concevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis;
• Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes
• Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOS
• Préparer des demandes d’achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA)
• Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du service
• Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme Sharepoint du SCOS
• Accomplir toutes autres tâches connexes. Exigences : •Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente de préférence dans le milieu scolaire
Compétences et exigences particulières :
• Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique
• Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de Share Point
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Avoir des connaissances de base en comptabilité
• Avoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèle
• Posséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisa…
Title: Secrétaire administrative – Direction du Cégep à distance, à la formation continue et du service aux entreprises EDAGO
Company: Collège de Rosemont
Location: Montréal – Quebec – Canada
Category: Administrative/Clerical, Education / Teaching
