Overview
[Urgent Hiring] Admin Jobs in Ho Chi Minh City, Vietnam at JJ Solutions
Title: [Urgent Hiring] Admin
Company: JJ Solutions
Location: Ho Chi Minh City, Vietnam
HR Operations / Office Admin ~ 15M Gross
Location: Binh Thanh
Level: Junior
Interview process: 1 round
Overview
Kaizen là công ty dịch thuật và bản địa hóa phần mềm tại Việt Nam, chuyên hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng sản phẩm ra thị trường toàn cầu.Với hơn 30 ngôn ngữ, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và quy trình kiểm duyệt chặt chẽ, Kaizen mang đến bản dịch chính xác, tự nhiên và phù hợp văn hóa, trở thành đối tác tin cậy cho sự phát triển lâu dài của khách hàng
Vị trí HR Operations / Office Admin là người trực tiếp tham gia vận hành đời sống văn phòng hàng ngày; đồng thời phụ trách lập kế hoạch, theo dõi và triển khai các hạng mục chi phí và hoạt động nội bộ đã được phê duyệt.
Bạn sẽ là người góp phần tạo nên màu sắc riêng cho văn phòng mình phụ trách – nơi nhân viên cảm thấy thoải mái, được chăm lo và muốn đến làm việc mỗi ngày; đồng thời đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra đúng kế hoạch, đúng ngân sách và đúng thời điểm.
Key Responsibilities
2.1. Chăm lo đời sống nhân viên (~40%)
- Lên kế hoạch và theo dõi các hoạt động nội bộ theo định kỳ mỗi tháng và các dịp lễ Tết trong năm.
- Chuẩn bị ý tưởng, ngân sách, timeline triển khai cho từng hạng mục.
- Phối hợp với các team liên quan để triển khai hoạt động sau khi được phê duyệt.
- Trang trí, sắp xếp không gian văn phòng theo các dịp lễ/sự kiện.
- Góp phần xây dựng trải nghiệm văn phòng tích cực, thân thiện và gắn kết.
- Theo dõi mức độ phù hợp và hiệu quả của các hoạt động đã triển khai để đề xuất điều chỉnh cho các kỳ tiếp theo.
2.2. Lập kế hoạch chi phí & Payment Plan (~30%)
- Tổng hợp và lập kế hoạch các hạng mục chi phí vận hành văn phòng, cụ thể như:
- Chi phí cố định
- Chi phí theo NCC / theo headcount
- Chi phí cho hoạt động engagement, phúc lợi
- Theo dõi timeline, rà soát và process xin phê duyệt nội bộ (HROP Lead / HRD) trước khi tổng hợp vào Payment Plan.
- Thu thập báo giá, so sánh NCC; đưa ra đánh giá với góc nhìn vận hành.
2.3. Thực thi & triển khai hoạt động vận hành (~30%)
- Thực hiện chi tiêu theo Payment Plan đã được phê duyệt.
- Theo dõi và phối hợp các dịch vụ vận hành:
- Bảo vệ
- Vệ sinh tòa nhà
- Bảo trì
- Quản lý văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao; hỗ trợ quản lý tài sản, thiết bị.
- Điều phối IT, bảo trì, vendor khi có nhu cầu setup, sửa chữa.
- Hỗ trợ onboarding nhân sự mới; tiếp nhận và xử lý các phát sinh hành chính từ nhân viên.
- Thu thập, lưu trữ hóa đơn – chứng từ; hỗ trợ đối soát và hậu cần.
Qualifications
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
- Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin / Office Ops / HR Ops hoặc tương đương.
- Đã có kinh nghiệm làm việc với Google Sheets và biết sử dụng các hàm cơ bản để theo dõi kế hoạch, chi phí và báo cáo.
- Biết sử dụng các công cụ thiết kế hình ảnh cơ bản như Canva hoặc các tool tương đương.
- Có tư duy sắp xếp dữ liệu, trình bày văn bản, báo cáo thống kê.
- Có gu thẩm mỹ, yêu thích việc trang trí, decor văn phòng.
- Khéo tay, cẩn thận, thích các công việc liên quan đến tổ chức, chuẩn bị, chăm sóc.
- Có tinh thần chủ động, trách nhiệm, làm việc theo kế hoạch và deadline.
Why Join Us
- Chế độ lương – thưởng hấp dẫn, review 2 lần/năm, xứng đáng năng lực và đóng góp.
- Thưởng dự án, thưởng hiệu suất, thưởng tháng 13,…
- Thời gian làm việc: 5 ngày/tuần (Thứ 2 – Thứ 6) với giờ giấc linh hoạt.
- Bảo hiểm đầy đủ với gói bảo hiểm sức khỏe mua ngoài, khám sức khỏe hàng năm,…
- Team building, sinh nhật, quà Tết, Trung thu, câu lạc bộ đá banh, bắn cung, đồ ăn vặt luôn sẵn sàng,…
- Được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, có cơ hội làm việc với những công nghệ mới.
- Môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, công ty phát triển nhanh và được tài trợ tốt.
- Nhiều chế độ phúc lợi và đãi ngộ khác.
