Adjoint; e Administratif Jobs in Québec, Canada at Kiewit
Position: Adjoint(e) Administratif
Aperçu de la position
L’administrateur(trice) de bureau effectuera une variété de tâches administratives, organisationnelles et de soutien exécutif, nécessitant une flexibilité dans les affectations et la capacité de travailler avec une équipe de professionnels du développement répartie géographiquement. L’administrateur(trice) de bureau devra posséder une solide expérience dans le soutien des fonctions administratives et contribuer à la gestion globale du bureau.
Vue d’ensemble du district
Les projets du district de l’est du Canada incluent autoroutes, ponts, transports collectifs, sites de développement minier, exploitations à ciel ouvert, centrales hydroélectriques, centrales éoliennes, barrages et projets industriels.
Lieu
Ce poste est basé dans la ville de Québec pour le projet du Tramway de Québec –
Travaux
préparatoires . L’administrateur(trice) de bureau relèvera directement du directeur de projet
Responsabilités
Gestion du bureau, incluant :
Gestion du comptoir d’accueil principal – accueil des visiteurs et orientation selon leurs besoins
Maintien d’un environnement de bureau propre et efficace, incluant les espaces cuisine et salles de conférence, par une gestion efficace du sous-traitant responsable du nettoyage
Suivi et gestion de l’inventaire des fournitures de bureau et déballage des fournitures, incluant l’équipement informatique, le mobilier, les imprimantes
Numérisation, copie et distribution de la correspondance ou d’autres documents imprimés
Installation des postes de travail / ordinateurs et fourniture de matériel de bureau
Administration des clés d’accès pour la sécurité du site
Gestion et réservation des salles de réunion
Relecture et mise en forme des documents de présentation, au besoin
Soutien à l’équipe de gestion, incluant :
Soutien pour les réservations de voyage de l’équipe de projet et la soumission des notes de frais
Être le point de contact principal pour le bureau de Quebec
Travailler en étroite collaboration avec les adjoint(e) s administratifs(ves) du district Kiewit et des partenaires de l’alliance, et assister la direction de projet dans la coordination des réunions
Collaborer étroitement avec l’équipe RH du projet et l’équipe de gestion, et les assister dans diverses tâches administratives, au besoin
Participer à des projets spéciaux, au besoin
Effectuer d’autres tâches administratives, au besoin
Coordination des réunions et événements, incluant :
Aider à la planification des réservations de salles de conférence, à la gestion des conflits de réservation et effectuer un audit mensuel
Organiser les réservations pour les repas ainsi que la réception et la mise en place du service traiteur pour les réunions internes et/ou externes de l’équipe
Soutenir la coordination des activités sociales de l’équipe et des événements locaux, au besoin
Préparer les besoins audiovisuels pour les présentations exécutives sur site et à l’échelle du projet
Être proactif dans le soutien à la mise en place des présentations, des réunions virtuelles et à l’accueil des invités externes
Gérer le calendrier des déplacements de l’équipe, incluant la réservation, l’annulation et la reprogrammation des hébergements
Coordonner la logistique pour tous les dîners, événements et réunions liés aux conférences
Gestion des dépenses, incluant :
Gestion, suivi et soumission des dépenses du bureau et des membres de l’équipe de direction
Codage et soumission des factures de bureau/corporatives
Création et soumission des bons de commande du projet, le cas échéant
Suivi des factures spécifiques au projet
Effectuer les suivis avec le service des comptes fournisseurs afin de s’assurer que les paiements sont effectués dans les délais
Rapprochement des factures dans les systèmes internes
Qualifications
Une formation collégiale ou postsecondaire pertinente est souhaitable
3 à 5 ans d’expérience pertinente dans la gestion des opérations quotidiennes, incluant des tâches administratives, constitue un atout
Excellentes compétences en orthographe et en grammaire
Excellentes aptitudes en communication (verbale et écrite) et aisance à présenter
Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer calmement des priorités concurrentes
Ca…
Title: Adjoint; e Administratif
Company: Kiewit
Location: Québec, Canada
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