Overview
Analista Administrativo Jr (Balança) Jobs in Santa Juliana, Minas Gerais, Brazil at bp bioenergy
Title: Analista Administrativo Jr (Balança)
Company: bp bioenergy
Location: Santa Juliana, Minas Gerais, Brazil
Descrição
Ensino superior cursando ou concluído (Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas correlatas);
Desejável experiência anterior em atividades administrativas ou fiscais;
Noções de informática (Pacote Office) e SAP;
Disponibilidade para atuar na unidade de Santa Juliana – MG.
Descrição Sumária
Desenvolver atividades de natureza administrativa, sendo responsável por gerir o sistema de salas de reuniões, organizar processos de malotes, correios, cartórios e documentação em geral para todo o escritório de SP, realizar análise e conferência de notas fiscais para posterior pagamento de fornecedores bem como dos dados que compõem o sistema nacional de viagens vigente. Fornecer suporte à Coordenadora/Gerente Administrativa na conferência de notas, análise de alocação nos centros de custos corretos, acompanhamento orçamentário e posterior pagamento para todos os colaboradores usuários dos serviços de viagens, bem como em outros assuntos.Descrição das Responsabilidades
- Desenvolver e aprimorar métodos de organização de insumos e materiais de escritório, desde a compra propriamente dita até a distribuição aos colaboradores e estoque “on demand”.
- Colaborar na elaboração de normas, regulamentos e procedimentos internos relacionados à área administrativa e financeira da organização.
- Realizar a emissão de relatórios gerenciais, identificando possíveis melhorias, checando desvios e reportando as análises aos responsáveis.
- Orientar o estagiário e/ou funcionário administrativo da recepção, no atendimento interno, recepção de visitantes, telefonia e outros serviços administrativos, visando assegurar a qualidade e atendimento das necessidades das áreas usuárias destes serviços.
- Contatar fornecedores do escritório administrativo (estacionamento, aluguel, insumos, limpeza, etc) em caráter diário, garantindo que os critérios e valores previamente negociados sejam cumpridos e que as normas de HSE sejam cumpridas por todos os terceiros que realizem serviços no escritório.
- Realizar indução de segurança nos idiomas Inglês e Português, garantindo que todos os visitantes e também colaboradores da recepção saibam corretamente o procedimento a ser seguido em caso de emergência.
- Garantir a correta reposição de insumos dos Guias de Visitantes e demais insumos de recepção, cuidar, zelar para o perfeito estado de conservação do mobiliário e equipamentos da recepção e salas de reuniões, solicitando imediato reparo junto aos fornecedores e serviços de limpeza, bem como a resolução de algum outro problema que tenha sido detectado.
Descrição das Responsabilidades – Extensão
- Garantir correta utilização dos recursos de salas de reuniões, fazendo realocações de uma sala maior para outra menor ou vice-versa, em razão do número de participantes, sempre que necessário.
- Prestar suporte na análise dos gastos, notas fiscais e cobranças administrativas que chegam para o escritório, comparando-as com os valores orçados e garantindo que estejam sendo cobrados os valores devidamente negociados/previstos e posteriormente encaminhando-as para pagamento nas unidades pertinentes.
- Analisar junto à Coordenadora Administrativa, as notas fiscais, cobranças de viagens (passagens aéreas), hotéis e eventos do provedor de viagens para todos os colaboradores Cia, comparando-as com os pedidos realizados e aprovados na ferramenta online, de forma a garantir que haja discrepâncias nos valores a serem pagos.
- Interagir junto à área de Contratos a fim de garantir que os pagamentos feitos à agência de viagens sejam realizados em tempo hábil de modo que o fornecimento de serviços de viagem não seja interrompido.
- Preparar relatórios de viagem, apurando e consolidando os custos realizados, bem como identificando possíveis desvios para posterior apreciação da gerência administrativa e senior management.
- Acompanhar os pedidos de usuários para suporte da ferramenta de sistema de viagem online junto a provedor externo até a sua solução final.
- Apurar e colocar em relatórios mensais as reclamações de usuários da agência de viagens para fins preparação de apreciação das áreas pertinentes, visando às devidas soluções.
- Atualizar listas de aniversariantes, ramais e outras, a fim de facilitar o rápido contato entre as áreas para promoção de eventos diversos.
- Organizar, dentro de critérios previamente definidos, worklunchs e serviços de catering nas salas de reuniões, desde que devidamente aprovados e utilizando fornecedores previamente cadastrados e cujos valores tenham sido negociados.
