Overview
Executive Assistant & Strategic Operations Manager | Office Leadership & CEO Support Jobs in Niederhasli, Zurich, Switzerland at SoTalent
Title: Executive Assistant & Strategic Operations Manager | Office Leadership & CEO Support
Company: SoTalent
Location: Niederhasli, Zurich, Switzerland
Assistant & Strategic Follow-up Manager 100%
🏢 Arbeitsumfeld & Branche
- Branche: KMU / Unternehmensführung / Business Operations
- Arbeitsmodell: Vollzeit, 100% vor Ort in Niederhasli, Zürich
- Arbeitsumfeld: Dynamisches, unternehmerisches KMU mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Kultur: Leistungsorientiert, vertrauensbasiert, professionell und langfristig ausgerichtet
📌 Positionsbeschreibung
Für ein dynamisches Unternehmen wird eine vertrauenswürdige, strukturierte und engagierte Persönlichkeit gesucht, die als zentrale Unterstützung der Geschäftsleitung agiert.
Diese Rolle geht deutlich über eine klassische Assistenzfunktion hinaus und kombiniert Executive Support, strategisches Follow-up, Office Management, HR Administration und operative Koordination in einem unternehmerischen Umfeld.
Gesucht wird eine Persönlichkeit mit Eigeninitiative, Umsetzungsstärke und der Mentalität: hungry, humble and smart.
🔧 Aufgaben
🤝 Executive Support & Strategische Koordination
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung als rechte Hand im operativen und strategischen Tagesgeschäft
- Sicherstellen, dass Prioritäten gesetzt, Entscheidungen vorbereitet und Massnahmen konsequent nachverfolgt werden
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Shareholder bei organisatorischen und administrativen Themen
- Koordination von Terminen, Meetings und strategischen Initiativen
🗂️ Office Management & Teamkoordination
- Führung und Koordination des Office Teams inklusive Sales Administration und Prozessentwicklung
- Strukturierung, Priorisierung und Delegation administrativer Aufgaben
- Sicherstellung effizienter Prozesse und klarer Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
- Unterstützung eines dynamischen KMU-Umfelds mit hoher Eigenverantwortung
📊 KPI Tracking & Business Operations
- Nachverfolgung strategischer Projekte und Unternehmensinitiativen
- Unterstützung beim Aufbau, der Weiterentwicklung und Messung von KPIs
- Schaffung von Struktur und Transparenz innerhalb operativer Abläufe
- Unterstützung bei Prozessoptimierungen und organisatorischer Weiterentwicklung
👥 HR & Administrative Themen
- Unterstützung bei HR-Administration, Recruiting-Prozessen und Personalprogrammen
- Betreuung lohnrelevanter Themen wie Bonusmodelle und monatliche Updates
- Mitarbeit bei organisatorischen und People-bezogenen Themen mit hoher Diskretion
👤 Profil
- Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle mit direkter Nähe zur Geschäftsleitung
- Idealerweise Erfahrung in einem grösseren, strukturierten Unternehmensumfeld
- Hohe Belastbarkeit, Eigeninitiative und Organisationsstärke
- Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen, zu priorisieren und voranzutreiben
- Unternehmerische Denkweise und Freude an Verantwortung in einem KMU-Umfeld
- Ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sicheres Englisch
- Persönlichkeit mit der Haltung: hungry, humble and smart
🎯 Vorteile
- Schlüsselposition mit hoher Verantwortung und direkter Nähe zur Geschäftsleitung
- Langfristige Perspektive in einem dynamischen KMU-Umfeld
- Kurze Entscheidungswege und hoher Gestaltungsspielraum
- Professionelles, leistungsorientiertes Umfeld mit klarer Präsenzkultur
- Attraktive Anstellungsbedingungen sowie moderne Vorsorge- und Sozialleistungen
Executive Assistant & Strategic Follow-Up Manager
🏢 Work setting & industry
- Industry: SME / Business Operations / Executive Management
- Work setting: Full-time onsite role in Niederhasli, Zurich
- Environment: Entrepreneurial SME environment with close collaboration alongside senior leadership
- Culture: High-performance, trust-based, professional, and long-term focused workplace
📌 Role overview
An exciting opportunity for a highly organised and trusted professional to act as a key support partner to senior leadership within a dynamic SME environment.
This role extends far beyond traditional executive assistance and combines executive support, strategic follow-up, office leadership, HR administration, and operational coordination.
The organisation is seeking someone who embodies the mindset: hungry, humble and smart.
🔧 Key Responsibilities
🤝 Executive Support & Strategic Coordination
- Act as the right hand to senior leadership across operational and strategic matters
- Ensure priorities are clearly defined, decisions are prepared, and follow-up actions are consistently executed
- Support leadership and shareholders with organisational and administrative coordination
- Coordinate schedules, meetings, and strategic initiatives
🗂️ Office Management & Team Coordination
- Coordinate and support the Office Team, including Sales Administration and Process Development functions
- Structure, prioritise, and delegate administrative activities within the sales environment
- Ensure efficient processes, accountability, and operational organisation
- Bring structure and execution focus to a fast-paced SME environment
📊 KPI Tracking & Business Operations
- Track strategic initiatives and operational follow-up activities
- Support the development, implementation, and monitoring of company-wide KPIs
- Improve organisational structure, reporting, and operational transparency
- Contribute to process optimisation and business improvement initiatives
👥 HR & Administrative Support
- Support HR administration, recruitment processes, and employee programs
- Assist with compensation-related topics including bonus structures and monthly updates
- Contribute to people-related initiatives with professionalism and discretion
👤 Profile
- Experience as an Executive Assistant, Office Manager, or similar leadership support role
- Ideally gained experience within larger and structured corporate environments
- Strong organisational skills, resilience, and ability to perform under pressure
- Ability to quickly understand complex topics and drive execution effectively
- Entrepreneurial mindset with comfort working in a hands-on SME environment
- Excellent interpersonal and communication skills
- Fluent German and confident English communication skills
- Personality aligned with the mindset: hungry, humble and smart
🎯 Benefits
- High-impact role with close exposure to senior leadership
- Long-term opportunity within a dynamic SME environment
- High level of responsibility and ownership
- Professional and performance-oriented culture with fast decision-making processes
- Attractive employment conditions and modern social benefits
- Strong collaborative culture built on trust and accountability
