Overview
Executive Secretary – سكرتير تنفيذي Jobs in Riyadh, Saudi Arabia at الجمعية السعودية للمحافظة على التراث Saudi Heritage Preservation Society
Title: Executive Secretary – سكرتير تنفيذي
Company: الجمعية السعودية للمحافظة على التراث Saudi Heritage Preservation Society
Location: Riyadh, Saudi Arabia
ملخص الوظيفة:
سيقدم السكرتير التنفيذي الدعم للإدارة العليا من خلال تقديم الخدمات الإدارية والسكرتارية باحترافية. تشمل المهام تنظيم المواعيد، إعداد التقارير، ومتابعة العمليات اليومية لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة جدول أعمال الإدارة العليا، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
إعداد المراسلات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية بدقة واحترافية.
متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة عن الإدارة العليا.
تنظيم وحفظ الملفات والمستندات مع ضمان سريتها.
تنسيق ترتيبات السفر والتنقلات للإدارة العليا، بما في ذلك حجز الرحلات والإقامة.
تقديم الدعم الإداري أثناء الاجتماعات، بما يشمل إعداد المحاضر ومتابعة تنفيذ التوصيات.
إدارة الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني الوارد والصادر للإدارة العليا.
التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان إنجاز المهام بكفاءة.
تنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة توكلها الإدارة العليا.
المتطلبات والمؤهلات:
درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، أو أي مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور مشابه كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري.
مهارات تنظيمية وإدارية عالية، مع القدرة على إدارة الوقت بفعالية.
إتقان اللغتين العربية والإنجليزية (كتابةً وتحدثًا).
إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وأنظمة إدارة الوثائق.
القدرة على التعامل مع المعلومات بسرية تامة.
مهارات تواصل قوية، والقدرة على العمل تحت الضغط.
الانتباه للتفاصيل، والقدرة على حل المشكلات بسرعة وكفاءة.
المعرفة في القطاع غير الربحي تعد ميزة إضافية.
Job Summary:
The Executive Secretary will provide administrative and secretarial support to senior management professionally. Responsibilities include scheduling appointments, preparing reports, and overseeing daily operations to ensure smooth and efficient workflow.
Key Responsibilities:
Manage the senior management’s agenda, including scheduling meetings and appointments.
Prepare official correspondence, reports, and presentations with accuracy and professionalism.
Follow up on the implementation of decisions and directives issued by senior management.
Organize and maintain files and documents while ensuring confidentiality.
Coordinate senior management’s travel and logistics, including flight and accommodation bookings.
Provide administrative support during meetings, including preparing minutes and following up on recommendations.
Handle incoming and outgoing phone calls and emails for senior management.
Coordinate with other departments to ensure efficient task execution.
Perform any other related tasks assigned by senior management.
Requirements & Qualifications:
Diploma or bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or a related field.
A minimum of 3 years of experience in a similar role as an Executive Secretary or Administrative Assistant.
Strong organizational and administrative skills with the ability to manage time effectively.
Proficiency in both Arabic and English (written and spoken).
Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and document management systems.
Ability to handle sensitive information with strict confidentiality.
Strong communication skills and the ability to work under pressure.
Attention to detail and the ability to solve problems quickly and efficiently.
Knowledge of the non-profit sector is a plus.
