Overview
HUB Assistant Jobs in Valencia, Valencian Community, Spain at ACIERTA
Title: HUB Assistant
Company: ACIERTA
Location: Valencia, Valencian Community, Spain
Acierta es una empresa de diseño y producción con oficinas en Valencia, Londres, París, Doha y Nueva York que opera a nivel mundial. Fundada en 2005, somos un equipo de especialistas con experiencia en creatividad, desarrollo técnico, producción, logística e instalación de todo tipo de proyectos relacionados con el mundo del Retail.
Sobre la posición:
Estamos buscando un Hub Assistant que nos proporcione soporte administrativo y operativo a los proyectos y cuentas clave, asegurando una gestión eficiente, colaborativa y transparente.
Funciones principales:
Gestión de ERP y HUB:
- Dar de alta marcas y clientes en el ERP.
- Gestionar todas las ofertas de ERP desde Excel de costes, PL/CIs y presupuestos.
- Dar seguimiento y soporte a incidencias de refacturación desde Excel.
- Controlar y actualizar recursos del equipo/proyecto y sus timesheets.
- Imputación y exportación de facturas.
- Seguimiento de POs y pendientes de cobro.
- Recopilación y soporte de la asesoría relevante al HUB y propuestas de mejora de procesos.
Facturación y reportes:
- Facturación de clientes y proyectos.
- Elaboración de reportes mensuales de rentabilidad.
- Elaboración de forecasts y seguimiento de backlogs.
Seguimiento y cierre de proyectos:
- Gestión integral de cierre de proyectos.
- Documentación gráfica final de los proyectos.
- Gestión de NDAs y documentación de clientes.
- Seguimiento completo de incidencias y resolución de problemas durante la ejecución de los proyectos.
Relación con clientes y soporte:
- Mantener visibilidad total de la comunicación con los clientes.
- Brindar soporte constante para resolver dudas o gestionar peticiones.
- Coordinación y mejora de procesos:
- Contribuir activamente en la mejora de procesos internos y en la coordinación entre equipos para asegurar la ejecución exitosa de los proyectos.
Gestión logística y de viajes:
- Colaborar con otros departamentos para la gestión de envíos y logística destinado a los clientes (soporte documental, paquetería, carrozados, etc).
- Controlar y hacer seguimiento del calendario de montajes y viajes del personal del HUB.
- Control de gastos de viajes relacionados con los proyectos.
Requisitos fundamentales:
- Experiencia previa de 3 años en gestión de proyectos y equipos, conocimientos sobre ERP y facturación.
- Nivel alto en Paquete Office, principalmente Excel.
- Idiomas: nivel alto de inglés (imprescindible). Se valorarán otros idiomas.
Titulación:
- Estudios universitarios en ADE, Administración, MBA o ramas del conocimiento relacionadas.
