Office Manager / Assistant(e) de Direction (H/F)

Overview

Office Manager / Assistant(e) de Direction (H/F) Jobs in Paris, Île-de-France, France at Trustia

Title: Office Manager / Assistant(e) de Direction (H/F)

Company: Trustia

Location: Paris, Île-de-France, France

Qui nous sommes

Trustia accompagne les grands acteurs du transport et de la mobilité (constructeurs, énergéticiens, mandataires) dans la gestion, le contrôle et l'industrialisation des dispositifs liés aux Certificats d'Économies d'Énergie (CEE). Nous intervenons également en tant que prestataire de conformité pour des obligés, délégataires et mandataires du dispositif.

Nous sommes une entreprise française en forte croissance, rentable, qui équipe aujourd'hui les plus grands acteurs de l'énergie et de la mobilité en France. Nos bureaux sont situés à deux pas des Champs-Élysées, dans le 16ème arrondissement.

Dans le cadre de notre croissance, nous recrutons un(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction pour rejoindre l'équipe aux côtés de la Directrice Administrative et Financière.

Votre mission

Vous êtes le bras droit de la Direction sur deux dimensions complémentaires :

1. Office Management — faire tourner le bureau et libérer les équipes Vous êtes le pivot opérationnel du quotidien : fluidité administrative, logistique, accueil, onboarding des nouveaux arrivants, services généraux.

2. Talent Acquisition — piloter les recrutements opérationnels Dans un contexte de forte croissance (20+ recrutements sur 6 mois), vous pilotez la pré-qualification des candidats, coordonnez les cabinets de recrutement, et assurez le suivi des processus jusqu'au closing.

Ce que vous ferez concrètement

Administration & services généraux

• Gestion des factures fournisseurs sur Pennylane (OCR, validation, classement)
• Suivi des notes de frais de l'équipe
• Gestion du courrier, des prestataires du bureau, des fournitures
• Réservation des déplacements de l'équipe (vols, hôtels, trains)
• Accueil des visiteurs et candidats
• Onboarding logistique des nouveaux arrivants (badge, matériel IT, kit d'accueil)
• Administration des outils internes (Airtable, Google Workspace, accès)
• Appui logistique à l'organisation d'événements

Recrutement & Talent Acquisition

• Rédaction et publication des annonces (LinkedIn, Apec, plateformes spécialisées)
• Sourcing direct de candidats via LinkedIn Recruiter
• Tri des candidatures selon grilles de critères définies
• Entretiens téléphoniques de pré-qualification
• Coordination des entretiens avec la Direction et les managers
• Suivi de la relation avec les cabinets de recrutement partenaires
• Tenue du pipeline candidats dans notre outil de suivi
• Envoi des promesses d'embauche et suivi jusqu'à l'intégration
• Gestion administrative RH de l'entrée (contrat, mutuelle, DPAE)

Le profil que nous recherchons

Expérience

• 5 à 10 ans d'expérience à un poste d'Office Manager, Assistant(e) de Direction ou équivalent
• Expérience préalable impérative en gestion ou coordination de recrutements
• Idéalement une expérience en PME ou scale-up en forte croissance

Savoir-faire

• Maîtrise de LinkedIn Recruiter et du sourcing direct de candidats
• À l'aise avec au moins un outil de pipeline candidats (ATS, Airtable, Notion)
• Bonne pratique de Pennylane ou équivalent (Qonto, Spendesk)
• Parfaite maîtrise de Google Workspace

Savoir-être

• Rigueur et autonomie — vous n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire
• Excellent relationnel — vous parlerez à beaucoup de candidats, prestataires et équipes
• Polyvalence — le poste couvre un large périmètre, vous savez prioriser
• Confidentialité et discrétion absolues
• Sens du service, énergie, goût pour les environnements en mouvement

Ce qui fera la différence

• Une expérience en environnement B2B grands comptes ou dans le secteur énergie
• Une aisance avec l'anglais professionnel (écrit)
• Une appétence pour les sujets de transition énergétique

Pourquoi nous rejoindre

• Un rôle pivot à très forte visibilité, au cœur du pilotage de l'entreprise
• Un impact réel sur la structuration d'une entreprise en hyper-croissance
• Un binôme de confiance avec la Directrice Administrative et Financière, qui vous délègue un vrai périmètre
• Des bureaux à deux pas des Champs-Élysées, 16ème arrondissement
• Une PME française rentable, agile, aux ambitions fortes, où chaque recrutement compte

Process de recrutement

1. Premier échange téléphonique (30 min)
2. Entretien avec la Directrice Administrative et Financière (1h)
3. Entretien final avec le dirigeant (45 min)
4. Prise de références

• Décision sous 10 jours. Poste à pourvoir immédiatement.