Overview
TBP HÀNH CHÍNH (VĂN THƯ – LƯU TRỮ) Jobs in Đức Hòa district, Long An, Vietnam at Thắng Lợi Group
Title: TBP HÀNH CHÍNH (VĂN THƯ – LƯU TRỮ)
Company: Thắng Lợi Group
Location: Đức Hòa district, Long An, Vietnam
MÔ TẢ CÔNG VIỆC :
1. Công tác quản lý hành chính
– Quản lý công tác văn phòng, tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất.
– Tổ chức công tác mua sắm, cấp phát, bảo trì, sửa chữa tài sản, thiết bị văn phòng.
– Kiểm soát chi phí hành chính, đề xuất các giải pháp tối ưu ngân sách hành chính.
– Quản lý công tác lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp, sự kiện nội bộ và các hoạt động hành chính khác.
2. Công tác văn thư – lưu trữ
– Tổ chức, điều hành hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu của Công ty.
– Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các văn bản trước khi trình ký hoặc ban hành.
– Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
– Đảm bảo việc bảo mật thông tin, hồ sơ, tài liệu của Công ty.
– Thực hiện số hóa hồ sơ và xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, hiệu quả.
3. Công tác quản lý con dấu
– Quản lý việc sử dụng, bảo quản con dấu Công ty theo đúng quy định.
– Kiểm tra, giám sát việc đóng dấu trên các văn bản, hồ sơ.
– Đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng thẩm quyền và quy trình.
4. Công tác pháp lý hành chính
– Theo dõi, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy phép, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
– Phối hợp với các cơ quan chức năng trong các vấn đề hành chính phát sinh.
– Cập nhật và phổ biến các quy định pháp luật liên quan đến công tác hành chính – văn thư.
5. Lập các báo cáo : định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC:
- Tốt nghiệp ĐH/CĐ các chuyên ngành: Quản trị Hành chính Văn phòng; Quản trị Nhân lực; Luật; Quản trị Kinh doanh; Văn thư – Lưu trữ và các ngành liên quan.
– Nam/ Nữ, có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên ở vị trí quản lý hoặc tương đương trong lĩnh vực Hành chính – Văn thư.
- Am hiểu nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ.
– Kiến thức về quản trị văn phòng và quản lý tài sản doanh nghiệp.
– Nắm vững quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp.
– Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên và các doanh nghiệp đầu tư xây dựng bất động sản.
– Thành thạo các phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ hoặc ERP là một lợi thế.
– Ưu tiên ứng viên đã tham gia xây dựng hệ thống, quy trình quản trị hoặc chuyển đổi số trong công tác hành chính
