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Agent.e de soutien administratif, classe – Bibliothèque; acquisition Jobs in Montreal, Canada at Collège Ahuntsic
Position: Agent.e de soutien administratif, classe I – Bibliothèque (acquisition)
Location: Montreal
Titre d’emploi :
Agent.e de soutien administratif, classe I – Bibliothèque (acquisition) Numéro de référence : SP2526-30 Catégorie d’emploi :
Soutien administratif Direction :
Direction des études Service :
Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique Nom du supérieur immédiat :
Charles Duffy Statut de l’emploi : S – Régulier à temps complet Lieu de travail :
Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec) Horaire de travail :
• Horaire de travail : du lundi au vendredi de 9 h à 17 h ;
• Environnement de travail de bureau. Date de l’affichage : Date et heure de fin de l’affichage externe : :00 Échelle salariale :
Entre 25,61 $ et 28,65 $ / heure selon la scolarité et l’expérience Description : NATURE DU TRAVAIL
En référence au plan de classification :
Relevant de la direction adjointe des études au Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique (SSADP), la personne occupant l’emploi d’agent.e de soutien administratif classe I, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités en service direct aux étudiant.es de son secteur.
Spécifique au poste :
La personne titulaire du poste assure le traitement administratif et opérationnel des acquisitions de ressources documentaires pour la bibliothèque, les départements d’enseignement et les services. Elle coordonne, en collaboration avec les différent.es intervenant.es internes et les fournisseur.euses, l’ensemble du processus d’achat de documents, d’abonnements et de licences, de la réception des demandes jusqu’au suivi des commandes et à la réception de la marchandise.
Elle prépare les bons de commande, saisit les informations dans les systèmes informatiques (notamment CLARA et KOHA), en assure la validation, la transmission aux fournisseur.euses ainsi que le suivi, tout en maintenant des communications efficaces afin de résoudre les problématiques ou d’obtenir les informations nécessaires. Elle effectue également les activités comptables afférentes, incluant la validation et la conciliation des documents, le traitement des factures et la production des rapports requis.
Elle procède aux activités de pré-catalogage des documents de la bibliothèque en assurant leur préparation matérielle avant le catalogage, notamment par l’attribution des numéros d’exemplaire, l’étampage, l’intégration des dispositifs antivol et l’impression des cotes, puis elle achemine les documents aux personnes concernées.
Elle assure la gestion des abonnements et des périodiques en effectuant les suivis nécessaires auprès des fournisseur.euses, en tenant à jour les informations dans les systèmes et outils appropriés et en validant annuellement les besoins de renouvellement avec les départements et les services.
Elle contribue à la gestion documentaire et au soutien administratif en assurant le classement, l’organisation et la mise à jour des dossiers, en participant à l’amélioration des procédures et en réalisant diverses tâches administratives liées à la circulation de l’information.
Elle traite également les demandes étudiantes reçues par les plateformes institutionnelles en fournissant des réponses aux questions générales, en assurant le suivi des requêtes et en orientant les demandes vers les services appropriés, tout en offrant un soutien ponctuel à l’organisation et à la surveillance des examens, notamment pour le SAIDE et l’épreuve uniforme de français.
Enfin, elle collabore aux activités de son service et accomplit toute autre tâche connexe liée à ses fonctions.
1. Assurer l’acquisition et le traitement des ressources documentaires (livres, abonnements, licences) ;
2. Préparer, valider et assurer le suivi des commandes auprès des fournisseur.euses ;
3. Recevoir, préparer matériellement et distribuer les documents ;
4. Effectuer le traitement des factures et le suivi budgétaire des acquisitions ;
5. Gérer les abonnements et assurer le suivi des périodiques ;
6. Assurer la gestion documentaire, le soutien administratif et le traitement des demandes étudiantes et des examens ;
7. Accomplir toute…
Title: Agent.e de soutien administratif, classe – Bibliothèque; acquisition
Company: Collège Ahuntsic
Location: Montreal, Canada
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